Privacy Policy Update-pro

UPDATE-PRO: PRIVACY POLICY VOOR KLANTEN/LEVERANCIERS

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie Update-pro gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van onze klanten en leveranciers.
Door middel van deze Privacy Policy informeren we u over onze doelstelling om persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier te verwerken; we leggen uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijk persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.

1. Wie zijn wij?

Uw gegevens worden verwerkt door Update-pro, met maatschappelijke zetel te Desguinlei 12 te 2018 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0450.903.114.
Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.
Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het volgende contactadres dominique@update-pro.be

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

2.1. Gegevens die we rechtstreeks verzamelen:

Om te weten wie u bent 

Naam
Voornaam
Functie

Om u te contacteren

Telefoonnummer (*)
Faxnummer (*)
E-mailadres (*)
Adresgegevens (*)

Om te factureren/te betalen

Bankrekeningnummer (*)
Adresgegevens (*)

(*) het betreft hier enkel de professionele gegevens, gekoppeld aan de commerciële relatie die tussen uw bedrijf en Update-pro bestaat.

2.2. Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:

Update-pro verwerkt soms publieke gegevens.
Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website, …
Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen en Graydon behoren hiertoe.

2.3. Wat u ons vertelt kan worden verwerkt:

Als u ons telefonisch contacteert, kunnen uw voornaam en naam en uw telefoonnummer genoteerd worden om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening.

3. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?

Naargelang van de situatie heeft Update-pro bepaalde informatie van u nodig om bepaalde diensten te kunnen aanbieden. De informatie die Update-pro opvraagt en waarmee wij u kunnen identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd.
Hieronder kunt u per situatie nagaan waarom Update-pro deze persoonsgegevens opvraagt en waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

Uw gegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:
– Voor contactpersonen bij klanten of prospects bij een eerste contactname met Update-pro: uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluiten met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden.

Dit is voornamelijk het versturen van informatie in het kader van:

  • uitwisseling voor het ter beschikking stellen van uitzendkrachten
  • juridisch advies
  • uitnodigingen en informatie voor opleidingen

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

– Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van het visitekaartje: indien u ons op de een of andere manier een visitekaartje heeft overhandigd, nemen wij u op in onze database. Wij gaan er hier van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.

Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.

– Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.

4. Wie ontvangt mijn persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.
Update-pro verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.
Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.
Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

  • Accountants & consultants in het kader van fiscale ondersteuning
  • ICT-dienstverleners
  • Freelance HR-adviseurs

5. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken.
Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijv. voor facturen is dit 7 jaar.

6. Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te garanderen?

6.1. U kunt uw gegevens inkijken

Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen.
Update-pro zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).
U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

6.2. U kunt uw gegevens laten verbeteren

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

6.3. U kunt uw gegevens laten verwijderen

Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

6.4. U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.
Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

6.5. U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij

Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

6.6. U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt.
Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.

6.7. U kunt uw toestemming intrekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons op bovenstaand contactadres en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen.

Bovendien melden we u dat u te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven.

UPDATE-PRO: PRIVACY POLICY VOOR UITZENDKRACHTEN

Wij vinden jouw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie Update-pro gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers.
Deze Privacy Policy omschrijft:

  • welke persoonsgegevens wij van u verwerken,
  • op welke basis wij deze verwerken
  • en waarom we deze verwerken.
  • Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

1. Wie contacteren in geval van vragen?

Update-pro, met maatschappelijke zetel te Desguinlei 12 te 2018 Antwerpen en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0450.903.114, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Update-pro verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”
Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
“Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.”

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze uitzendkrachten. Het gaat enkel over de volgende persoonsgegevens:

  • Payrollinformatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres;
  • Uw loon en loonfiches;
  • De naam van een contactpersoon in geval van nood;
  • Informatie over het aantal kinderen en uw burgerlijke staat

4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Uw payrollinformatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.
De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.
Uw burgerlijke staat en de kinderen ten laste zijn noodzakelijk voor de berekening voor fiscale en sociale doeleinden.

Update-pro verzamelt geen gegevens betreffende uw sollicitatie, noch de procedure die u bij onze klant-gebruiker doorlopen heeft vooraleer een overeenkomst met Update-pro aan te gaan; indien deze gegevens door de klant-gebruiker worden bijgehouden en opgeslagen is een akkoord tussen u en de klant-gebruiker van toepassing.

5. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van uitzendkrachten die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract.
Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving (oa. mbt. payrolladministratie), alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.
De persoonsgegevens die niet onder de specifieke arbeidswetgeving vallen zullen worden verwijderd maximaal 2 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.

6. Wat zijn uw rechten als uitzendkracht?

a) Recht op toegang en inzage
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.
b) Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit recht geldt echter niet voor de gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tussen Update-pro en uzelf.
c) Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
d) Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen (en dit conform de bepalingen die gelden in de sector).
e) Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.
f) Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
g) Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met ons kantoor:
Per mail via admin@update-pro.be of per brief gericht aan Update-pro, Desguinlei 12, 2018 Antwerpen.
h) Kosten verbonden aan de procedure
U krijgt een gratis afschrift van uw gegevens. Dit afschrift wordt u bezorgd op het door ons gekende e-mailadres.
i) Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7. Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

a) Payrollinformatie wordt doorgegeven aan de bevoegde (overheids-)instanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, Sociaal Fonds voor Uitzendkrachten, FOD Financiën – Belcotax). Zij treden zelf op als verwerkingsverantwoordelijke voor de processen aan hen toevertrouwd.
b) Doorgifte aan provider voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques Edenred; Zij treden zelf op als verwerkingsverantwoordelijke voor de processen aan hen toevertrouwd.
c) Doorgifte aan de wetsverzekeraar Belfius in geval van arbeidsongeval. Zij treden zelf op als verwerkingsverantwoordelijke voor de processen aan hen toevertrouwd.
d) Doorgifte aan het VormingsFonds voor Uitzendkrachten in het kader van opleidingsinspanningen. Zij treden zelf op als verwerkingsverantwoordelijke voor de processen aan hen toevertrouwd.
e) Doorgifte aan Cegeka-Qzem als verwerker in het kader van de opslag van gegevens in hun softwarepakket (eXpresso)

Bovenstaande derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren.
Wanneer de verwerking niet gebaseerd is op de wettelijke verplichtingen in het kader van de arbeidsovereenkomst en loonadministratie sluiten wij met deze organisaties verwerkingsovereenkomsten af en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen. Dit is het geval voor de partij(en) opgegeven in punt d) en e)
Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.
Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

8. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

1. Technische maatregelen

  • Gebruik van virusscans, firewalls, …
  • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
  • Geen onbeveiligde harde schijven
  • Toegangsbeveiliging tot gegevens
  • Geen onbeveiligde back-ups

2. Organisatorische maatregelen

  • Welbepaalde personen hebben toegang
  • Procedure voor incidentenbeheer
  • Policy voor werknemers & medewerkers
  • Opleiding van werknemers & medewerkers
  • Vertrouwelijkheidsclausules